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管理・間接部門の業務改革なら

 中産連のOVMS 
(Office Visual Management System )

管理・間接部門の改善・改革手法について

先が読めない経営環境、激化する企業間競争の中、収益性を向上させるためには、まだあまり徹底されていない管理・間接部門のマネジメントが重要となります。
中部産業連盟では生産現場を中心に普及した生産革新手法「目で見る管理」を経営管理全般にわたって適用するため、VM(Visual Management)手法として1990年代から独自に体系化し、多くの企業で導入をしてきました。
そして、主に製造業やサービス業などの全業種の本社・支社・支店・営業所、または工場の管理・間接部門等の改善・改革をはかるためのVMとして体系化した手法が、OVMS(Office Visual Management System)となります。

OVMSの導入手順

Step
1
物のビジュアル化 - 5S -
5S(整理・整頓・清掃・清潔・躾)活動は、”きれいに掃除をして片付ける”ことだけはありません。
探すムダ、余分に購入するムダ、スペースのムダ、停滞のムダ、など事務所で発生している多くのムダをクローズアップ、排除して、「ムダのない職場づくり」を実現します。
ムダをなくすことによって、残業時間の削減、ミスによる手直しの低減が図れます。また、自分たちの手で職場環境を改善していくことにより、アイデアも出るようになります。
そうした取り組みが、職場のチームワークを生み、意識改革を促していくため、5Sは人づくりの第一歩ともいえます。
姿絵置き 物のビジュアル化 5S
Step
業務のビジュアル化 ー ファイリングシステム ー
ファイリングシステムは、業務に必要な書類・情報を誰もが有効に活用できように分類整理し、保管から保存・廃棄に至るまでを体系化した、書類・情報の管理手法です。
属人化している書類(≒業務)を個人机(≒頭の中)から引き出し、共有化を進めることで、書類量を減らすとともに職場の担う機能・業務をビジュアル化します。
具体的には、書類の整理・整頓から開始し、業務の棚卸と業務分類表の作成→ファイル体系の設計→保管場所の設定、ファイル基準の設定→背表紙の設計・作成→中仕切り作成→ファイリングの実施といった手順で進めていきます。
ここで作成された業務分類表は、後には業務改善ツールとして活用することができます。
また、電子データ類のファイリング(※後述)として、データの整理と体系化(整頓)を行い、PCフォルダ内に格納する運用ルールなども作り上げます。
業務のビジュアル化 ファイリングシステム
Step
管理のビジュアル化 ー VM ー
VMにより、属人化した仕事のやり方を改善します。VMボードを導入することで、会社方針から部門方針、個人の目標や日常業務に至るまでの連鎖と、PDCAのサイクルが見えるようになります。
そして、会社および部門方針・目標の達成に向け、組織が一体となって取り組む体制、風土が生まれるとともに、部門間にまたがる課題も解決できるようになり、収益などの各種の目標を達成できるようになります。
尚、優れたVMボードには、見る人が用意に読め、理解できるよう、文字は可能な限り大きく、できるだけ図式やグラフを活用し、様々な色や顔マーク、記号で目立つような工夫が施されます。
管理のビジュアル化 VM
Step
4
業務改善
ファイリングシステムで構築した業務分類表をもとに、ムダな業務や重複業務を発見し、改善の管理サイクルを回し効率化に繋げます。

業務改善 業務分類表
Step
業務のビジュアル化 ー ファイリングシステム ー
ファイリングシステムは、業務に必要な書類・情報を誰もが有効に活用できように分類整理し、保管から保存・廃棄に至るまでを体系化した、書類・情報の管理手法です。
属人化している書類(≒業務)を個人机(≒頭の中)から引き出し、共有化を進めることで、書類量を減らすとともに職場の担う機能・業務をビジュアル化します。
具体的には、書類の整理・整頓から開始し、業務の棚卸と業務分類表の作成→ファイル体系の設計→保管場所の設定、ファイル基準の設定→背表紙の設計・作成→中仕切り作成→ファイリングの実施といった手順で進めていきます。
ここで作成された業務分類表は、後には業務改善ツールとして活用することができます。
また、電子データ類のファイリング(※後述)として、データの整理と体系化(整頓)を行い、PCフォルダ内に格納する運用ルールなども作り上げます。
業務のビジュアル化 ファイリングシステム

OVMSの事例についてはこちらをご覧ください

電子データファイリングシステムについて

電子データファイリングシステム

データファイルの体系化、「共有サーバー」の整理・整頓の重要性

皆さまの企業では電子データを保存する場合に、明確なルールが存在するでしょうか。
多くの企業では保存の仕方にその人特有の“癖”があり、いわゆる属人的な管理となっていることが非常に多く見受けられます。
また、最近では個人持ちのデータファイルを極力縮小し、自社共有サーバーやクラウドにて管理する企業も多いのではないでしょうか。
しかし、個人持ちファイルに染み付いたその保管方法は共有サーバー内にて様々な問題を引き起こしていることが現実です。
自分しか使用しないファイルならまだしも、こういったファイルは共有サーバーや各担当間でのメールのやりとりにて共有され、違ったファイル名で複製・保存されていくことがあります。
そして、同じファイルなのに名前が違う、どれが最新のファイルだろう、あのファイルはどにいった?という問題を引き起こします。
中部産業連盟の取り組み

中部産業連盟の取り組み

中部産業連盟では、ものづくり企業を中心に長年の業務改善・改革を支援させていただき、製造現場のみならず管理・間接部門にいたるまで様々な改善手法を用いて、モノ・業務・管理の“見える化”を行ってきました。
こうしたノウハウを活かし、電子データのファイリングを体系化し、業務効率化アップさせる取り組みをしています。
その人の好みやセンス、見やすさなどでファイルの名前がバラバラとなって保存されている状況から脱却し、標準化を図るためのシクミづくりを応援いたします。

ファイリングシステムが構築できていないことでありがちな問題点

ファイリングシステムが構築できていないことでありがちな問題点

・電子データの整理・整頓ができていなく、データの容量が多い。
・同じ電子データをあの人(部署)もこの人(部署)も持っている。(データの「原本」が分からない)
・関連するデータなのにあちらこちらに散々して保存されている。
・電子データがなくなっても分からない。(必要のない、使わないデータが放置されている)
・目的の電子データがどこにあるか分からない。
⇒電子ファイルを「探すムダ」が発生している

・よくわからない名前が付いているファイルがあり、どのような電子データが格納されているかわからない。
・電子データの適切な保存先(ファイル)がわからない。
⇒フォルダを「探すムダ」が発生している。
電子データ特有の問題点

電子データ特有の問題点

電子データと書類の取り扱いを比較すると、管理上問題点は類似していますが、電子データ特有の問題点もあります。
それは、ファイル名からは、データの目的・内容が想像できずに、都度ファイルを開いて確認しなければならないという点です。
同じような名前のファイルが多数あり、どれが最新版かわからない、注視しなければならない、また、誤って旧版のファイルを更新してしまうということも考えられます。
以上から言えることは「手戻りのムダ」が発生しているということです。

つまり、ファイリングシステム構築の最大の目的は、電子データ探しの作業の効率化することで、サクサク検索・作業ができる、保存ができるようにするということになります。
また、電子データ移管の容易化・効率化することで、不要なフォルダを作らない、残さないようにします。

実際の公開ページでは回答部分が閉じた状態で表示されます。

電子ファイリングシステムを確立するための3つの準備事項

  • ①現状調査

    (1)現状の電子データの管理状況を把握して、新たに作成する管理基準・ルールに「反映」する

    何も管理されていないか?/個人任せの管理になっていないか? など

    (2)運用状況を把握して、運用上の問題を明確にする

    ルールはある(実際にほとんどの企業はないと思われる)がわかりにくい/知らない など

     

    【調査項目例】

    ・ファイル名の付け方

    ・フォルダの作り方

    ・最新版の識別方法   ・・・・・・・・・ など

  • ②即廃棄データの整理(削除)

    不要なデータを整理(削除)して、サーバなどの空き容量を確保する

    ※紙書類では実際に“置場”が発生するため、物理的な問題点としては見える化しやすいが、電子データは見える化しづらい

    【具体的手順】

    ・整理(削除)前のデータ容量の確認

    ・即廃棄基準の設定・・・・・・・・ など


  • ③システム確立の対象範囲の決定

    どのレベルまでシステムを確立するのかを明確にする

    【対象範囲のレベルの例】

    ・全社サーバ(クラウド)

    ・部門サーバ(クラウド)

    ・サーバ内の個人の領域

    ・個人のパソコン ・・・・・・・・・ など

    ※システムを確立し、ルールを定着化させる上で、“個人のパソコン”内のフォルダ・ファイル管理は極力縮小させるといった方法もあります。
    その場合はサーバ内に個人にしかアクセスができない領域をしっかりと設け、運用していく必要があります。

  • ③システム確立の対象範囲の決定

    どのレベルまでシステムを確立するのかを明確にする

    【対象範囲のレベルの例】

    ・全社サーバ(クラウド)

    ・部門サーバ(クラウド)

    ・サーバ内の個人の領域

    ・個人のパソコン ・・・・・・・・・ など

    ※システムを確立し、ルールを定着化させる上で、“個人のパソコン”内のフォルダ・ファイル管理は極力縮小させるといった方法もあります。
    その場合はサーバ内に個人にしかアクセスができない領域をしっかりと設け、運用していく必要があります。

中産連のファイリングシステムの特徴

中産連のファイリングシステムは電子データを基準(データありき)としたものではありません。
業務を行うために作成・使用するものであり、業務を正しく遂行したという記録を残すための「業務」を基準としたシステムです。
また、きちんと手順が決められた体系立てたものであるため、途中で本来の改善・改革の目的から見失うことなく、やり抜くことが可能です。
具体的な進め方を知りたい、体系的確立方法を知りたい、自社で展開していきたいなどご希望・ご要望ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

電子データファイリング データ整理ワーキングシート
データ整理のためのワーキングシート(例)
電子データファイリング 業務ファイル基準表
体系立てられた業務ファイル基準表(例)
電子データファイリング 業務ファイル基準表
体系立てられた業務ファイル基準表(例)

中産連のファイリングシステム 企業内研修のご案内

管理・間接部門の業務効率化を図る第一歩として、中産連のファイリングシステムを体系立てて学んでみませんか?
業務の改善・改革は全員参加で取り組むことが重要です。
中産連の経験豊富なコンサルタントが演習も踏まえながら、わかりやすく解説いたします。
※ご希望があればオンラインでの講義も実施いたしますが、原則は企業内で実施いたします。

研修内容
①ファイリングシステム(書類・紙媒体)構築研修
②電子データファイリングシステム構築研修
プログラム(想定):
(1)システム構築の目的 (2)構築する前の準備事項 (3)構築手順 (4)構築をした後の注意点
(5)ファイリングシステム構築からの業務改善・改革の考え方 (6)各種演習
研修時間:1研修につき1日
研修金額:※別途お問い合わせください

中産連の推奨するOVMSでは①→②の順番で構築をしていきますので、同時にご受講されることをお勧めいたしますが、①、②のみでの研修も可能です。
※①、②同時にお申込みいただいた場合は研修費用の10%を割引いたします。

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FAX03-5275-7755
担当:市川
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